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Bewertungsanfragen automatisieren 2026: Möglichkeiten, Tipps und Beispiele

Warum jede Bewertungseinladung einzeln verschicken, wenn sich der Prozess auch automatisieren lässt? Ob Onlineshop, Handwerksbetrieb oder Dienstleister: Wer regelmäßig Kunden um Feedback bitten möchte, kann mit automatisierten Bewertungsanfragen viel Zeit sparen und sicherstellen, dass die Einladung im Tagesgeschäft nicht untergeht.

Wenn Sie Ihre Bewertungsanfragen automatisieren, müssen Sie nicht mehr selbst daran denken, nach jeder Bestellung oder jedem abgeschlossenen Auftrag eine E-Mail zu versenden. Stattdessen legen Sie einmal fest, wann und unter welchen Voraussetzungen Ihre Kunden eine Bewertungseinladung erhalten sollen. Den Rest übernimmt das System.

Doch welche Möglichkeiten gibt es dafür und wie aufwendig ist die Einrichtung? In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie den Versand von Bewertungsanfragen automatisieren, welche technischen Lösungen infrage kommen und worauf Sie dabei achten sollten.

Titelbild des Ratgebers "Bewertungsanfragen automatisieren"

In Kürze

  • Zeit sparen: Automatisierte Bewertungsanfragen reduzieren den manuellen Aufwand und sorgen dafür, dass Kunden regelmäßig um Feedback gebeten werden.
  • Verschiedene Möglichkeiten nutzen: Der Versand lässt sich über Shop- und CRM-Systeme, API-Schnittstellen, Website-Elemente oder Automatisierungstools steuern.
  • Den richtigen Zeitpunkt wählen: Ob nach einer Lieferung, einem abgeschlossenen Auftrag oder einem Hotelaufenthalt – die Einladung sollte zum jeweiligen Kundenerlebnis passen.
  • Persönlich und neutral formulieren: Eine freundliche Einladung mit direktem Bewertungslink erleichtert die Abgabe von Feedback, ohne Kunden in ihrer Bewertung zu beeinflussen.
  • Rechtliche Vorgaben beachten: Bewertungsanfragen per E-Mail gelten grundsätzlich als Werbung. Vor dem automatisierten Versand müssen die rechtlichen Voraussetzungen geklärt sein.

Welche Vorteile bieten automatisierte Bewertungsanfragen?

Wer regelmäßig Kunden um Bewertungen bittet, weiß, dass damit einiges an Arbeit verbunden sein kann. Besonders wenn viele Bestellungen oder Aufträge eingehen, kostet es Zeit, jede Einladung einzeln vorzubereiten und zu verschicken. Automatisierte Bewertungsanfragen können diesen Aufwand deutlich reduzieren.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Weniger manueller Aufwand: Einmal eingerichtet, werden Bewertungseinladungen automatisch verschickt, sobald die festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr jede Anfrage einzeln versenden.
  • Regelmäßige Bewertungsanfragen: Auch in arbeitsintensiven Phasen werden Kunden zuverlässig um Feedback gebeten. So gerät das Sammeln von Bewertungen im Tagesgeschäft nicht in Vergessenheit.
  • Passender Versandzeitpunkt: Sie können festlegen, wann Kunden eine Einladung erhalten sollen, beispielsweise einige Tage nach einer Lieferung oder direkt nach Abschluss einer Dienstleistung.
  • Einheitliche Kommunikation: Alle Kunden erhalten eine professionell formulierte Bewertungsanfrage. Je nach System lassen sich die Einladungen auch personalisieren, etwa durch eine persönliche Anrede.

Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie Ihre Kunden regelmäßig um Feedback bitten, können Sie langfristig ein aussagekräftigeres Bewertungsprofil aufbauen. Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Einladungen zu verschicken, sondern den richtigen Zeitpunkt zu wählen und die Bewertungsabgabe für Ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten.

Welche Möglichkeiten gibt es, Bewertungsanfragen zu automatisieren?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine aufwendige technische Lösung, um Bewertungsanfragen zu automatisieren. Welche Methode für Sie infrage kommt, hängt vor allem davon ab, welche Software Sie bereits nutzen und wie Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen.

Die folgende Übersicht zeigt fünf gängige Möglichkeiten, Bewertungseinladungen automatisch zu versenden:

Möglichkeit So funktioniert es Besonders geeignet für
Shop- und CRM-Systeme Bewertungsanfragen werden über vorhandene Funktionen oder Erweiterungen automatisch ausgelöst, beispielsweise nach einer Lieferung oder einem abgeschlossenen Auftrag. Unternehmen mit Shop-, CRM- oder Buchungssoftware
API-Schnittstellen Eine Programmierschnittstelle verbindet bestehende Unternehmenssysteme mit einer Bewertungsplattform und ermöglicht den automatisierten Einladungsversand. Unternehmen mit individuellen Prozessen und technischen Ressourcen
Website-Elemente Kunden können sich beispielsweise auf einer Bestätigungsseite für eine spätere Bewertungseinladung anmelden. Unternehmen mit geeigneten Kontaktpunkten auf ihrer Website
E-Mail-Marketing-Tools Automatisierte E-Mail-Workflows versenden Bewertungslinks nach einem bestimmten Ereignis oder einer festgelegten Wartezeit. Unternehmen, die bereits E-Mail-Automatisierungen nutzen
Workflow-Tools Dienste wie Zapier oder Make verbinden verschiedene Anwendungen und können Bewertungsanfragen über definierte Abläufe auslösen. Unternehmen ohne direkte Integration zwischen ihren Systemen

Wie kann ich Bewertungsanfragen mit AUSGEZEICHNET.org automatisieren?

Auch AUSGEZEICHNET.org bietet unterschiedliche Möglichkeiten, den Versand von Bewertungseinladungen zu automatisieren.

Mit der Invite API können Sie Ihre bestehenden Unternehmenssysteme technisch an AUSGEZEICHNET.org anbinden. So lassen sich Bewertungseinladungen beispielsweise nach einer abgeschlossenen Bestellung oder Dienstleistung automatisch auslösen. Für die Einrichtung sind entsprechende technische Kenntnisse erforderlich.

Eine Alternative ist der Review Collector. Das Website-Element lässt sich beispielsweise auf einer Bestell- oder Buchungsbestätigungsseite einbinden. Dort können Kunden freiwillig ihre E-Mail-Adresse hinterlassen und erhalten nach einer zuvor festgelegten Wartezeit automatisch eine Bewertungseinladung.

Welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren bestehenden Abläufen und technischen Voraussetzungen ab. Beide Varianten ermöglichen es, den manuellen Aufwand beim Einholen von Kundenbewertungen zu reduzieren.

Bewertungsanfragen automatisieren in 5 Schritten

Sie möchten Ihre Bewertungsanfragen automatisieren? Mit den folgenden fünf Schritten können Sie den Prozess vorbereiten, technisch umsetzen und anschließend optimieren.

  1. Passenden Auslöser festlegen

    Überlegen Sie zunächst, welches Ereignis eine Bewertungsanfrage auslösen soll. Bei einem Onlineshop kann das beispielsweise die erfolgreiche Lieferung einer Bestellung sein, bei einem Handwerksbetrieb der Abschluss eines Auftrags oder bei einem Dienstleister ein wahrgenommener Termin.

    Wichtig ist, dass Ihre Kunden bereits ausreichend Gelegenheit hatten, Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Leistung zu sammeln. Eine Einladung unmittelbar nach der Bestellung ist deshalb nicht immer sinnvoll.

  2. Versandzeitpunkt bestimmen

    Legen Sie fest, wie viel Zeit zwischen dem auslösenden Ereignis und der Bewertungseinladung vergehen soll. Nach einer abgeschlossenen Beratung kann eine zeitnahe Anfrage sinnvoll sein. Bei Produkten, die erst über einen längeren Zeitraum genutzt werden, empfiehlt sich möglicherweise eine längere Wartezeit.

    Orientieren Sie sich am typischen Kundenablauf und wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem Ihre Kunden ihre Erfahrungen gut beurteilen können.

    Tipp: In unserem Ratgeber „Wann sollte ich Kunden um eine Bewertung bitten?“ erfahren Sie mehr darüber, worauf es bei der Wahl des richtigen Versandzeitpunkts ankommt.

  3. Bewertungseinladung formulieren

    Eine gute Bewertungsanfrage ist freundlich, persönlich und kommt schnell auf den Punkt. Erklären Sie kurz, warum Ihnen das Feedback wichtig ist, und verlinken Sie direkt auf die Bewertungsabgabe.

    Ein möglicher Einladungstext könnte lauten:

    „Betreff: Wie zufrieden waren Sie mit uns?

    Guten Tag [Name],

    vielen Dank, dass Sie sich für unser Unternehmen entschieden haben. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen und Ihre Erfahrungen mit uns teilen.

    [Jetzt Bewertung abgeben]

    Vielen Dank für Ihr Feedback!

    Ihr Team von [Unternehmen]“

    Achten Sie darauf, dass Ihre Einladung neutral formuliert ist. Kunden sollten unabhängig davon, ob sie zufrieden oder unzufrieden waren, die Möglichkeit erhalten, ihre Erfahrungen zu bewerten.

  4. Automatisierten Versand einrichten und testen

    Richten Sie die gewählte Automatisierung ein und verknüpfen Sie den Versand mit dem festgelegten Auslöser. Je nach Lösung erfolgt das beispielsweise über eine vorhandene Integration, einen E-Mail-Workflow oder eine API-Schnittstelle.

    Führen Sie vor der Aktivierung einen Test durch. Prüfen Sie, ob die Einladung zum gewünschten Zeitpunkt ankommt, der Bewertungslink funktioniert und Kunden nicht mehrfach angeschrieben werden. Klären Sie außerdem vor dem Versand, ob die rechtlichen Voraussetzungen für die Kontaktaufnahme erfüllt sind.

  5. Ergebnisse überprüfen und optimieren

    Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihre automatisierten Bewertungsanfragen wie vorgesehen funktionieren. Falls Ihre Software entsprechende Auswertungen bereitstellt, können Sie beispielsweise die Anzahl versendeter Einladungen und die daraus entstandenen Bewertungen betrachten.

    Erhalten Sie nur wenige Rückmeldungen, lohnt es sich, den Versandzeitpunkt oder die Formulierung Ihrer Einladung zu überprüfen. Vermeiden Sie jedoch, Kunden durch zu häufige Anfragen unter Druck zu setzen.

Was muss ich bei der Automatisierung von Bewertungsanfragen rechtlich beachten?

Nur weil sich eine Bewertungseinladung technisch automatisieren lässt, darf sie nicht automatisch an jeden Kunden verschickt werden. Besonders beim Versand per E-Mail müssen Unternehmen einige rechtliche Vorgaben beachten.

Einwilligung für Bewertungsanfragen per E-Mail

Bewertungsanfragen per E-Mail gelten in Deutschland grundsätzlich als Werbung. Deshalb ist für den Versand in der Regel eine vorherige, ausdrückliche Einwilligung des Empfängers erforderlich. Das gilt auch dann, wenn die Anfrage nach einem tatsächlichen Kauf oder einer abgeschlossenen Dienstleistung verschickt wird.

Eine bestehende Kundenbeziehung allein reicht nicht aus. Unter bestimmten Voraussetzungen kann zwar die gesetzliche Ausnahme für Werbung an Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG greifen. Ob diese Voraussetzungen bei einer konkreten Bewertungsanfrage erfüllt sind, muss jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Datenschutz bei automatisierten Einladungen

Wenn Sie Kundendaten für den automatisierten Versand von Bewertungseinladungen verwenden, müssen Sie außerdem die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten.

Dazu gehört insbesondere, dass Sie eine geeignete Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung haben, Ihre Kunden transparent über die Verwendung ihrer Daten informieren und nur die dafür notwendigen Informationen verarbeiten.

Werden personenbezogene Daten an einen externen Dienstleister oder eine Bewertungsplattform übermittelt, müssen auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen an diese Zusammenarbeit berücksichtigt werden.

Bewertungen nicht gezielt beeinflussen

Bewertungseinladungen sollten grundsätzlich neutral formuliert sein und nicht nur an zufriedene Kunden verschickt werden. Vermeiden Sie es, positive Bewertungen einzufordern oder Kunden durch die Formulierung Ihrer Anfrage unter Druck zu setzen.

Auch die Richtlinien der jeweiligen Bewertungsplattform sollten Sie berücksichtigen. Sie können zusätzliche Anforderungen an den Einladungsprozess und den Umgang mit Kundenbewertungen enthalten.

Wichtig: Prüfen Sie die rechtlichen Voraussetzungen, bevor Sie Ihren automatisierten Versand aktivieren. Die technische Automatisierung ersetzt weder eine erforderliche Einwilligung noch die Einhaltung der Datenschutzvorgaben.

Bewertungsanfragen automatisieren: 3 Praxisbeispiele

Wann und wie Unternehmen ihre Kunden automatisch um Bewertungen bitten, hängt stark von der Branche und den jeweiligen Kundenkontakten ab. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich automatisierte Bewertungsanfragen in unterschiedlichen Geschäftsmodellen einsetzen lassen.

Bewertungsanfragen im Onlineshop automatisieren

Im Onlinehandel bietet sich der Versand einer Bewertungseinladung nach der Lieferung an. Ein Onlineshop kann beispielsweise sein Warenwirtschafts- oder Shopsystem mit einer Bewertungsplattform verbinden. Sobald eine Bestellung als zugestellt markiert wird, startet der automatische Einladungsprozess.

Bei Produkten, die Kunden erst über einen längeren Zeitraum ausprobieren müssen, kann eine zusätzliche Wartezeit sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass der Kunde die Ware bereits erhalten hat und seine Erfahrung beurteilen kann.

Bewertungsanfragen im Handwerk automatisieren

Handwerksbetriebe haben häufig direkten persönlichen Kontakt zu ihren Kunden. Anders als im Onlinehandel steht hier nicht die Lieferung eines Produkts, sondern die abgeschlossene Leistung im Mittelpunkt.

Ein Handwerksbetrieb kann beispielsweise seine Auftragsverwaltungssoftware nutzen, um nach Abschluss und Abnahme eines Projekts automatisch eine Bewertungseinladung auszulösen. So lassen sich auch bei wechselnden Baustellen und unterschiedlich langen Aufträgen regelmäßig Kundenbewertungen einholen, ohne dass jeder Versand einzeln organisiert werden muss.

Bewertungsanfragen in der Hotellerie automatisieren

Für Hotels ist der Zeitpunkt nach dem Aufenthalt besonders relevant. Gäste können ihren Besuch erst dann umfassend beurteilen, wenn sie beispielsweise Zimmer, Service und Frühstück erlebt haben.

Ein Hotel kann den Check-out als Auslöser für eine automatisierte Bewertungsanfrage nutzen. Über eine entsprechende Anbindung an die Hotelsoftware lässt sich der Einladungsprozess nach der Abreise starten. So werden Gäste zeitnah nach ihrem Aufenthalt um Feedback gebeten, solange ihre Eindrücke noch frisch sind.

Fazit: Gute Bewertungsanfragen brauchen das richtige Timing

Die beste Bewertungsanfrage bringt wenig, wenn sie zum falschen Zeitpunkt ankommt. Wer Kunden direkt nach einer Bestellung um Feedback bittet, obwohl das Produkt noch gar nicht geliefert wurde, verschenkt Potenzial. Genauso ärgerlich ist es, wenn eine Einladung erst Wochen nach einem abgeschlossenen Auftrag verschickt wird.

Genau hier liegt der Vorteil automatisierter Bewertungsanfragen: Sie können den Versand an den tatsächlichen Kundenkontakt anpassen, statt sich im Tagesgeschäft auf Erinnerungen und manuelle Abläufe zu verlassen.

Dafür braucht es nicht immer eine aufwendige technische Lösung. Wichtiger ist, dass der gewählte Prozess zu Ihrem Unternehmen passt, rechtlich zulässig ist und Ihren Kunden die Bewertungsabgabe möglichst einfach macht.

Unser Tipp: Starten Sie mit einem klar definierten Anlass für Ihre Bewertungsanfrage und einem passenden Versandzeitpunkt. Wenn dieser Ablauf zuverlässig funktioniert, können Sie die Automatisierung schrittweise ausbauen.

Häufige Fragen

Kann ich Bewertungsanfragen auch ohne Shopsystem automatisieren?

Ja. Auch Dienstleister, Handwerksbetriebe oder andere Unternehmen ohne Onlineshop können Bewertungsanfragen automatisieren. Dafür kommen beispielsweise CRM-Systeme, E-Mail-Automatisierungen oder Website-Elemente infrage. Welche Lösung geeignet ist, hängt davon ab, wie Sie Kundendaten verwalten und wann Sie mit Ihren Kunden in Kontakt stehen.

Kann ich automatische Bewertungsanfragen über WhatsApp oder SMS verschicken?

Grundsätzlich lassen sich Bewertungsanfragen auch über SMS oder Messenger-Dienste automatisieren, sofern die eingesetzte Software entsprechende Funktionen unterstützt. Allerdings gelten auch hier rechtliche Vorgaben für werbliche Nachrichten. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob eine wirksame Einwilligung oder eine andere einschlägige gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Wie oft darf ich Kunden automatisch um eine Bewertung bitten?

Eine allgemeine gesetzliche Höchstzahl gibt es nicht. Entscheidend ist zunächst, ob die Kontaktaufnahme überhaupt zulässig ist. Auch bei rechtmäßigem Versand sollten Sie vermeiden, Kunden mehrfach wegen derselben Bestellung oder Dienstleistung anzuschreiben. Eine einzelne, gut getimte Anfrage ist häufig sinnvoller als mehrere Erinnerungen.

Kann ich mit automatisierten Bewertungsanfragen auch negative Bewertungen erhalten?

Ja. Automatisierte Bewertungsanfragen sollten sich nicht ausschließlich an zufriedene Kunden richten. Auch unzufriedene Kunden müssen die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen zu teilen. Negative Bewertungen können zudem auf Schwachstellen hinweisen und wertvolles Feedback für Verbesserungen liefern.

Was kostet es, Bewertungsanfragen zu automatisieren?

Die Kosten hängen von der gewählten Lösung ab. Manche Shop- oder CRM-Systeme bieten bereits passende Funktionen, während für zusätzliche Erweiterungen, Automatisierungstools oder Bewertungsplattformen Gebühren anfallen können. Bei individuellen API-Anbindungen sollten Sie außerdem den Aufwand für Einrichtung und Wartung berücksichtigen.