Mailingtool
So richten Sie einen Verteiler für Bewertungsanfragen ein
Mailing Tool für Bewertungseinladungen
Ein unverzichtbares Element in Ihrem AUSGEZEICHNET.org Tool-Stack. Mit diesem Tool senden Sie über Ihre eigenen Mailserver die Einladungen an Ihre Kunden. Sie erreichen Ihre Kunden durch top Zustellbarkeit und kombinieren dies mit der automatischen integration Ihres Bewertungslinks.
Wie aktiviere ich das Mailingtool in meinem Kundenbereich?
Melden Sie sich im Kundenbereich an und gehen Sie zum Reiter „Mailingtool“. Dort können Sie das Tool mit wenigen Klicks aktivieren. Danach stehen Ihnen alle Funktionen zum Versand von Bewertungsanfragen zur Verfügung.
Wie erstelle ich eine individuelle E-Mail-Vorlage zur Bewertungsanfrage?
Klicken Sie im Mailingtool auf „Neue Vorlage erstellen“. Wählen Sie ein Design, fügen Sie einen persönlichen Text mit Platzhaltern (z. B. {{Kundenname}}) ein und speichern Sie die Vorlage. Diese wird beim automatisierten oder manuellen Versand verwendet.
Wie bestimme ich den richtigen Zeitpunkt für den Versand der Bewertungsmail?
Im Bereich „Versandoptionen“ legen Sie fest, wann nach dem Kauf die Bewertungsanfrage versendet wird – z. B. 1, 3 oder 7 Tage später. So erreichen Sie Ihre Kunden zum passenden Zeitpunkt.
Kann ich Bewertungsmails auch manuell versenden?
Ja. Im Reiter „Manueller Versand“ können Sie gezielt einzelne Kunden oder eine Liste hochladen. So lassen sich Bewertungsanfragen auch außerhalb des automatisierten Workflows senden.
Wie verbinde ich mein Shopsystem mit dem Mailingtool?
Für viele Shopsysteme (Shopify, WooCommerce, etc.) gibt es Schnittstellen. Alternativ können Sie Kundendaten auch per CSV-Import hochladen. Eine Anleitung zur Integration finden Sie direkt im Kundenbereich.
Wie funktioniert die Erinnerungsfunktion für unbeantwortete Bewertungsmails?
Aktivieren Sie im Tool die automatische Erinnerung. Diese wird nach einem wählbaren Zeitraum (z. B. 5 oder 7 Tage) verschickt, wenn der Kunde noch keine Bewertung abgegeben hat.
Wie sehe ich, ob meine Bewertungsmails angekommen sind?
Unter „Übersicht“ sehen Sie den Status jeder versendeten Mail: zugestellt, geöffnet, bewertet. Damit behalten Sie den Überblick über den Erfolg Ihrer Bewertungsanfragen.
Kann ich die Absenderadresse und Betreffzeile frei wählen?
Ja, Sie können im Mailingtool eine eigene Absenderadresse sowie eine individuelle Betreffzeile festlegen, um die Öffnungsrate zu erhöhen und die Mails persönlicher wirken zu lassen.
Wie verhindere ich, dass Bewertungsanfragen im Spam-Ordner landen?
Verwenden Sie eine verifizierte Absenderadresse, vermeiden Sie Spam-Wörter (wie „kostenlos“, „sofort“) in Betreff & Text, und nutzen Sie den Testversand, um E-Mails vorab zu prüfen.
So senden Sie Bewertungseinladungen an Ihre Kunden
- Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter dem Menüpunkt “Konto” den Reiter “Mailserver” aus und aktualisieren Sie Ihre Daten (Tipps hierzu weiter unten auf dieser Seite).
- Wechseln Sie in den Menüpunkt “Mailingtool” und legen Sie den Zeitpunkt der Bewertungsanfrage fest.
Hinweis: Je nach gewähltem Zeitpunkt kann sich die Wertigkeit des Bewertungslinks ändern. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. - Nun können Sie eine E-Mail Vorlage erstellen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie die Standardvorlage oder einen eigenen Text bzw. Betreff verwenden möchten.
- Gestalten Sie die Bewertungsanfrage noch persönlicher, indem Sie die Gestaltungsoptionen nutzen. Der Bewertungslink ist bereits standardmäßig als Button verbaut, sodass Sie diesen nicht in die Vorlage kopieren müssen. Ein Beispiel sehen Sie weiter unten auf dieser Seite.
- Tragen Sie im Feld “Empfänger” die E-Mail Adresse des Kunden ein, an den Sie eine Bewertungsanfrage versenden möchten. Mehrere E-Mail Adressen trennen Sie bitte durch ein Semikolon.
- Wenn Sie mit Ihrer Vorlage zufrieden sind, klicken Sie auf den Button “An den Verteiler senden”.
Tipp: Sie können die Vorlage zu Testzwecken an eine eigene E-Mail Adresse versenden. Bitte achten Sie darauf, dass der Mailserver richtig konfiguriert ist und Sie nicht dieselbe E-Mail Adresse benutzen, die Sie für den Versand der Bewertungsanfrage festgelegt haben. - Alternativ klicken Sie auf “E-Mail Vorlage speichern”, um den Entwurf für einen späteren Zeitpunkt zu sichern.
Einrichtung Ihres Mailservers
Sie können Ihren Firmen-Mailserver oder auch SMTP-Relay Server Ihres Providers verwenden.
Die Daten stellt Ihnen Ihr Admin oder Ihr Provider zur Verfügung. Bitte achten Sie auf den korrekten Port, passend zur Verschlüsselungsmethode.
Sollten Sie Probleme bei der Einrichtung haben, kontaktieren Sie bitte den AUSGEZEICHNET-Service.
Profi-Tipp für die Nutzung von SMTP Relays
Damit Ihre E-Mails auch ankommen – also nicht von den Spam-Filtern der jeweiligen E-Mail Providern geblockt werden – empfiehlt es sich einen SPF Eintrag für den verwendeten Mailserver dem DNS Eintrag hinzuzufügen.
Hintergrundinformationen zu SPF (Sender Policy Framework) finden Sie hier auf spfrecord.
Dabei ist darauf zu achten, ob Ihr Provider immer über einen Server mit der selben IP Adresse versendet oder über einen Pool, was durchaus üblich ist.
Beispiel für die Nutzung des DomainFactory Serverpools:
"v=spf1 mx a include:ispgateway.de ~all"
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